宴会の幹事が最低限やらなくてはいけないことは？

２月・３月・４月は

送迎会・歓迎会が行われるシーズンです。

皆さんは宴会で幹事をまかされた経験は

ないでしょうか？

今日は幹事をいやいやでもまかされた方用に

何回も宴会の幹事をやってきた経験と

今まで飲食店での経験を元に

幹事様がしっかりやるべきことを

リストアップしていきたいと思います。

これを読んでしっかり行動していけば

問題ないと思いますよ。

目次

日時　・　出席人数の確認

会社での歓送迎会、結婚式の二次会など

上司や新郎新婦から頼まれた場合は

まずは当たり前ですが日時・おおよその出席人数

を確認しましょう。

・会社の歓送迎会の場合は遅くても

　半月前には告知をして当日の２，３日前には

　おおよその人数を把握しておきましょう。

・結婚式の２次会の場合は

　新郎新婦から披露宴の出席リストをいただき

　そのリストからある程度の人数を予想しておきましょう

　（新郎新婦は幹事の人はまとめる力があると頼ってお願いしている

　　ことに応えましょう）

お店を決めて予約する

会社の上司や新郎新婦と相談して

お店を決めて予約しましょう。

お店は事前にインターネットやフリーペーパーなどで

情報を収集して店の雰囲気や席数、料理のジャンルなど

いろいろ考えて決めましょう。

仮に初めての店に決めようとしているときは

お店の忙し時間を外して下見に行くことをお勧めします。

その際はただの下見だと伝えれば快く対応してくれるでしょう。

（そこで軽くあしらわれるようなお店はやめときましょう。）

電話で予約の際は

ピークの時間は避けましょう。

 お店側もしっかり電話できないのこともあるので

予約が上手く通ってないことがあります。

幹事はある程度は店側のにも気を使うべきなのです。

歓送迎会シーズンや新年会・忘年会シーズンは

お店の規模によってはいっぱいで予約できない可能性も出できます。

そうならない為にもあらかじめ日にちが決まっているのであれば

なるべく早いタイミングで席だけでもおさえておきましょう。

人数や料理の内容などは後日でもいい場合がほとんどです。

コース料理・時間・人数の連絡をする

お店にもよるかもしれませんが遅くても2,3日目までには

最終的な人数・コース料理の内容・時間の決定の連絡をしましょう。

もし前日に変更があるかもしれないので

前日はそのために残しておくのがベストです。

（大体の店は最終決定は前日で問題ないと思います。）

参加者には店の場所や交通手段などを事前に伝えておく。

車などでくる人には駐車場などの場所も伝えておく。

当日は開始時間の30分前には到着する

幹事は参加者が迷わないよう会場には一番に行くようにしましょう。

席の入り口付近で参加者にわかるようにしましょう。

店に着いたら必ず店の店主や担当スタッフに一言かけておくと

お互いやりやすくなります。

コース料理などは何がどの順番など聞いておくのもいいかもしれません。

酒の席での振る舞い

乾杯の挨拶をしてくれる方に事前に話をふっておきましょう。

最初に幹事からの軽い挨拶をして

乾杯の方に振るのが一般的です。

宴会中は常に全体に目を配り

何か注文などあれば率先してスタッフを呼びましょう。

もしポツンとつまらなそうにしている方がいたら

近くにいってあげましょう。

間違っても幹事の人は酔っ払ってはいけません。

二次会まで頑張りましょう。

お会計　会費の徴収

できる限り周りに悟られないように

会計を済ませましょう。

集金する場合は

最後に集めるのではなく

店に入ってきた時点で

支払の金額をある程度予想して

一人〇〇〇〇円など先に集めておけば

あとあとスムーズに進むでしょう。

終電の確認　タクシー・代行の手配

都内などの電車が主な交通手段の都会は

必ず終電を気にしてお開きの時間を設定しましょう。

車社会の地方では

代行や・タクシーは必要かどうか確認しましょう。

呼んでもすぐに来るとは限らないので

あらかじめ計画的に早めに連絡しましょう。

自分たちの代行が来ない為

店閉まいが遅くならないようにしてください。

このケースは良くあります。

２次会のセッティング

ここは二次会の幹事に任せるのがセオリーだと思います。

しかしながらいない場合は

参加者の様子をみてできる限り近場の店を狙いましょう。

あまり遠いと二次会が始まるまでに酔いが覚めてしまいます。

あなたに幹事を頼んでよかったと言ってもらうためには、、、、

 いい宴会の定義とは何か？

と聞かれたところでそんなものはわかりません。

参加者みんなが楽しかったといってもらえれば

それだけでいいように思います。

そのためにはある程度はお店とのコミュニケーションも

大切なように思います。

自分たちが迷惑になるレベルで騒いでしまったりしていると

お店側もそれなりの対応しかしてくれません。

自分たちの盛り上がりも必要ですが店の事も気に掛ける

視野の広さが宴会を成功に導いてくれるでしょう。

幹事というのは奥が深いという事です。